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회의록작성실무내규

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< 제1장 총 칙 >

제1조(목적)

이 내규는「지방자치법」및「강원도의회 회의규칙」(이하"회의 규칙"이라 한다)과「강원도의회 회의록의 작성 및 보존 등에 관한 규정」(이하"규정"이라 한다)에 따른 회의록 작성 실무에 관한 세부사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)

강원도의회 본회의, 위원회 회의 및 행정사무감사ㆍ행정사무조사 활동의 내용을 기록하여 회의록을 작성함에 있어 다른 법규에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 내규에 따른다.

제3조(한글의 사용)

회의록의 모든 부분은 한글로 작성함을 원칙으로 한다. 다만, 한글로 표기하여 이해하기 어려운 경우는 이의 이해를 돕기 위하여 한자나 영문자를 병용할 수 있다.

< 제2장 속기 및 원고의 작성 >

제4조(속기조의 편성)

본회의 속기와 본회의장에서 진행되는 회의의 속기는 2인 1조로 편성하여 정해진 순번에 따라 교대로 속기하며, 위원회의 회의속기는 2인 1조로 속기조를 편성하되 1인 단독속기 방식으로 하며 당해 차수의 속기를 전담한다.

제5조(속기조의 배치 및 속기 시간)
  1. ① 첫째 번 속기조는 개의 예정 시간 10분 전까지 회의장에 입장하여 대기하며, 개의 전에 회의자료 등을 확인하고 기록 준비를 한다.
  2. ② 본회의와 본회의장에서 진행되는 회의는 1시간 단위로, 위원회는 30분 단위로 속기 후 교대하는 것을 원칙으로 하되 개회식, 투표, 회의록의 빠른 작성을 요하는 경우 등 기타 부득이한 사정이 있을 때에는 속기 시간을 변경할 수 있다.
  3. ③ 속기의 교대 시 앞서 속기한 속기사는 뒤에 교대하는 속기사와 의 연결 부분을 명확히 하기 위해 교대 후 잠시 중복하여 기록한다.
제6조(원고작성)

속기 종료 후 회의록을 작성함에 있어 기록내용이 명확하지 않을 때에는 녹음파일 등의 자료와 대조 확인하여 작성하여야 한다.

제7조(원고의 이송)

편집한 원고는 해당 차수 담당 편집자가 기록내용 및 시간, 속기교대 부분 등을 확인하고 검토하여 수회의 교정을 거친 후 편집담당 직원에게 이송한다.

< 제3장 본회의 회의록의 작성 >

제8조(표지의 작성)

개회식은 별지 제2호 서식, 본회의 회의록은 별지 제3호 서식을 작성하여 해당 차수 담당 편집자가 원고 전면에 첨부한다.

제9조(부의 안건의 표기)
  1. ① 안건이 부의될 때에는 --------- 선을 긋고 줄을 바꾸어 의사일정의 항 번호와 부의 안건 명을 쓰고 괄호 안에 안건의 제출자를 표기한다. 다만 의사일정에 없는 사항을 상정할 경우에는 의사일정의 항 번호 대신 굴림(진)으로"O"를 쓴다.
  2. ② 부의 안건의 심의를 보류하고 다른 안건을 상정하여 심의한 후 보류되었던 안건을 다시 심의할 경우에는 의사일정의 항 번호와 그 부의 안건명을 다시 표기하고 부의 안건명 끝에"(계속)"이라 표기한다.
제10조(사회자의 표기)
  1. ① 사회자의 표기는 다음 각호에 의한다.
    • 1. 의장의 사회는 “의장 ○○○”으로 한다.
    • 2. 부의장의 일상적인 사회는 “부의장 ○○○”으로 한다.
    • 3. 의장이 직무대리로 지정한 부의장은 “의장직무대리 ○○○”으로 한다.
    • 4. 의장, 부의장이 모두 사고가 있을 때 선출된 의장직무대행은 “임시의장 ○○○”으로 한다.
    • 5. 의장ㆍ부의장의 선거를 행할 때와 같이 최연장자의 의장 직무대 행은"의장직무대행 ○○○"으로 한다.
  2. ② 부의 안건을 달리하거나 계속 개의하는 때에는 사회자의 직함 ㆍ성명을 다시 표기한다.
  3. ③ 회의 도중 사회자가 교대되면 줄을 바꾸어"(○○○ 의장, ○○ ○ 부의장과 사회교대)"등으로 표기한다. 이 경우 먼저 사회자ㆍ 나중 사회자 순으로 표기한다.
제11조(발언자의 표기)
  1. ① 모든 발언자의 직함ㆍ성명 앞에는 굴림(진) 으로"○"표를 한다.
  2. ② 의원의 발언은"○○○ 의원"으로 표기한다.
  3. ③ 의원이 위원회를 대표할 때에는 위원장은"□□위원장 ○○○", 일상적인 위원장대리는"□□위원장대리 ○○○"으로, 위원장 직무대리로 지정된 위원은"□□위원장직무대리 ○○○"으로 표기한다.
  4. ④ 의원이 동성동명일 때에는 성명 다음에 괄호를 하고 선거구를 표기한다.
  5. ⑤ 직위가 있는 공무원 등은 직위 다음에 성명을 표기한다.
제12조(보고사항)

일상적인 보고사항은 발언한 대로 회의록의 본문에 게재한다.

제13조(시간의 표기)
  1. ① 회의록 표지의 개의 예정 시간을 제외한 나머지 회의록 본문 안의 시간표기는 24시간제로 하고 다음 각호의 경우에 기재한다.
    • 1. 개의
    • 2. 안건의 부의
    • 3. 회의중지와 계속개의
    • 4. 기록중지와 기록계속
    • 5. 비공개회의의 개시와 종료
    • 6. 투표의 개시와 종료
    • 7. 산회
    • 8. 기타 필요하다고 인정할 때
  2. ② 모든 차수 회의록 표지의 개의 예정 시간 표기란에는 12시간제로 하여 오전, 오후로 구분하여 표기한다.
제14조(확실하지 아니한 의사내용 등의 표기)

장내소란 등으로 발언 을 듣지 못한 부분의 보완이 불가능할 경우에는 줄을 바꾸어"(청취불능)"이라 표기한다. 다만 의사결정사항의 기록이 불가능한 때에는"(청취불능)"다음에 줄을 바꾸어 ------선을 긋고"(사회자에게 확인한 회의 내용)"이라 표기한 후 당시의 사회자에게 회의 경과 및 의사결정 사항을 확인하여 회의록에 기재한다.

제15조(상황의 표기)
  1. ① 의식이나 회의장의 분위기를 나타낼 필요가 있을 때에는 줄을 바꾸어 (주악), (애국가 제창), (묵념), (만세 삼창), (웃음소리), (웃음), (박수), (장내 소란), (일부 의원 퇴장), (일동 기립), (일동 착석), (직원에게 설명 들음) 등으로 표기한다.
  2. ② 회의장에서 누구인지 알 수 없는 의원이"이의 없습니다.", "좋습니다.","예."등 간단한 발언을 하였을 때에는 줄을 바꾸어"(「………」하는 의원 있음)"으로 표기한다.
  3. ③ 의장의 명에 의하여 속기를 중단하거나 계속할 때에는 줄을 바꾸어"(××시 ××분 기록중지)","(××시 ××분 기록계속)"이라 표기한다.
  4. ④ 회의가 중지된 다음 계속 개의되지 아니한 때에는 회의중지 시간표기 다음에 줄을 바꾸어"(계속 개의되지 않았음)"이라 표기한다.
  5. ⑤ 발언제한시간 초과로 마이크가 중단된 때에는 "(발언제한시간 초과로 마이크 중단)"이라 표기한 후 한 줄 넘겨 ------선을 긋 고 다음 줄에"(마이크 중단 이후 계속 발언한 부분)"이라 표기하고 발언한 내용을 게재한다.
  6. ⑥ 발언제한시간 초과로 발언이 중단된 때에는"(발언제한시간 초과 로 마이크 중단ㆍ발언중단)"이라 표기한 후 다음 줄부터 의사진행 사항을 기록한다.
  7. ⑦ 당일의 회의가 개의되지 아니하고 유회된 때에는 다음에 개의된 회의의 회의록 제호 아래 별란에"(××××년 ××월 ××일의 본회의는 사정에 의하여 개의되지 않았음)"이라 표기한다.
제16조(발언을 마치지 못한 부분의 게재)

발언시간 제한으로 발언을 마치지 못한 부분을 게재할 때에는 해당 의원의 발언이 중단된 다음에"(발언제한 시간 초과로 발언중단)"이라 표기한 후 한 줄 넘겨 ------선을 긋고 줄을 바꾸어"(발언제한시간 초과로 발언을 마치지 못한 부분)"이라 표기하고 게재한다.

제17조(투표상황의 표기)
  1. ① 기립표결을 할 때에는 표결 과정을 기록하고 줄을 바꾸어 각각"(기립표결)"이라 표기한 후 표결 결과를 기록한다.
  2. ② 기명 또는 무기명투표를 할 때에는 투표의 개시ㆍ종료시간 및 투표과정ㆍ결과 등을 표기한다.
  3. ③ 기명투표의 표결 결과는 찬성ㆍ반대 의원 등으로 구분하여 성명을 각각 표기한다.
제18조(허가받지 아니한 발언의 표기)

의장의 허가를 받지 아니한 발언이라도 의제와 관련이 있는 경우에는 줄을 바꾸어"(○ ○○○ 의원(의석에서): ……………)"등으로 표기한다.

제19조(게재하지 아니하기로 한 부분의 표기)

의장이 회의규칙 제53 조제1항의 규정에 의하여 공개회의록에 게재하지 아니하기로 한 부분은"●●●●●●"으로 표시하고 산회시간 표기 다음에 줄을 바꾸어 두 타 띄우고"(●부분은 강원도의회 회의규칙 제53조제1항의 규정에 의하여 공개회의록에 게재하지 아니하기로 한 부분임)"이라 표기한다. 이 경우 보존회의록에는 공개회의록에 게재하지 아니하기로 한 부분을 게재하되 그 부분에 밑줄을 그어 표시하고 산회시간 표기 다음에 줄을 바꾸어"(밑줄 친 부분은 강원도의회 회의규칙 제53조제1항의 규정에 의하여 공개회의록에 게재하지 아니한 부분임)"이라 표기한다.

제20조(숫자ㆍ단위ㆍ외국어 등의 표기)
  1. ① 모든 숫자는 아라비아숫자 로 표기함을 원칙으로 하며 만 단위 이상은"만ㆍ억ㆍ조"로 표기한다. 다만 불확정 숫자로서 혼동의 우려가 있을 경우에는 한글로 표기한다.
  2. ② 각종 단위는 기호로 표기하며 소문자 표기를 우선으로 한다. 기호로 표기하여 이해하기 어려운 경우에는 한글로 표기할 수 있다.
  3. ③ 외래어 및 외국어는 한글 표기를 우선으로 하고 한글 표기만으로 이해하기 어려운 경우에는 괄호 안에 원어를 병기한다.
  4. ④ 각종 영문의 약어는 영문자로 표기한다.
제21조(명백히 잘못 발언한 경우 등의 표기)
  1. ① 명사ㆍ법조문ㆍ숫자 등 확실한 사실을 명백히 잘못 발언한 부분은 발언자 또는 다른 발언자의 정정 발언이 있는 경우를 제외하고는 이를 정정하여 표기할 수 있다.
  2. ②발언이 중복되는 경우에 그것이 강조하는 때를 제외하고는 중 복하여 편집하지 아니할 수 있다.
제22조(보고서의 게재)

위원회의 각종 보고서를 회의록에 게재할 경 우에는 안건이 처리된 후에 ------선을 긋고 줄을 바꾸어"【참조】"라 표기한 다음 보고서가 게재됨을 표기하고 ------선으로 마감한 후 회의록의 끝이나 부록에 게재한다.

제23조(발언보충서의 게재)

회의규칙 제50조제1항 제13호의 규정에 의하여 의원의 발언 보충서를 회의록에 게재할 경우에는 산회시간 표기 다음에 ------선을 긋고 줄을 바꾸어"【발언보충서】"라 표기하고 게재한다.

제24조(서면답변서 등의 게재)
  1. ① 서면답변서를 회의록에 게재할 경 우에는 회의록 끝이나 부록에 게재한다.
  2. ② 서면답변서는 원고대로 게재함을 원칙으로 한다.
  3. ③ 제1항의 서면답변서 중 신문ㆍ사진ㆍ통계자료 등 각종 참고자료는 그 파일을 보관하고 회의록에 게재하지 아니할 수 있다. 이 경우 참고자료의 제목을 기재한 다음 줄을 바꾸어"(파일을 보관하고 회의록에 게재하지 아니함)"이라 표기한다.
제25조(청원처리결과보고서 등의 게재)

청원처리결과보고서와 행정사 무감사ㆍ조사결과처리보고서를 회의록에 게재할 경우에는 그 안건 처리 후 ------선을 긋고 줄을 바꾸어"【참조】"라 표기한 다음 줄을 바꾸어"(부록에 실음)"이라 표기하고 부록에 게재한다.

제26조(참고문서의 게재)

규정 제10조에 의한 참고문서는 해당 차수 회의록의 끝에 게재한다.

제27조(마감표시와 산회시간 표기 다음의 게재순서)
  1. ① 회의록에 ----선을 긋고 일정한 사항을 표기하거나 게재한 다음 발언이 계속된 경우에는 다른 발언과의 식별을 위하여 ------선을 그어 마감을 표시한다.
  2. ② 산회시간 표기 다음에 게재할 사항이 여러 가지일 경우에는 이 내규의 조문 순서에 따른다.
  3. ③ 산회의 마감선 다음에 게재할 사항의 순서는 다음과 같다.
    • 1. 발언보충서
    • 2. 서면답변서
    • 3. 참고문서
    • 4. 출석상황
    • 5. 기타 필요하다고 인정하는 사항
제28조(출석상황 등의 게재)

출석상황은 산회시간을 표기한 다음에 --------- 선을 그어 마감하고 줄을 바꾸어 출석ㆍ출장 의원의 수와 성명, 청가 의원, 사무처 출석 공무원, 집행부 출석 공무원, 기록 등의 순으로 게재한다.

제29조(본회의 회의록의 난외 표기)

본회의 회의록에는 난외에 회별 ㆍ차수를 매 면에 표기한다.

< 제4장 위원회 회의록의 작성 >

제30조(표지의 작성)

위원회 회의록은 별지 제4호 서식으로 해당 차 수 담당 편집자가 작성한다.

제31조(사회자의 표기)

사회자가 위원장인 때에는"위원장 ○○○"으로, 위원장이 아닌 때에는"위원장대리 ○○○"으로 표기한다.

제32조(발언자의 표기)
  1. ① 당해 위원회 위원의 발언은"○○○ 위원"으로, 당해 위원회 위원이 아닌 의원 또는 당해 위원회 위원이라도 의안의 제안자나 청원의 소개 의원 등 의원의 자격으로 발언할 때에는"○○○ 의원"으로 표기한다. 다만 위원회의 제안 등 소관 위원회 위원만이 제안할 수 있는 안을 제안설명할 때에는"○○○ 위원"이라 표기한다.
  2. ② 다른 위원회를 대표하여 발언할 때에는 위원장은"□□위원장 ○○○", 그러하지 아니한 경우에는"□□위원장대리 ○○○"으로 표기한다.
  3. ③ 소위원회의 보고는 소위원장인 때에는"소위원장 ○○○", 소 위원장이 아닌 때에는"소위원장대리 ○○○"으로 표기한다. 이 경우 소위원회 명칭은 생략한다.
제33조(개의 시간과 기록 시간이 다른 경우의 표기)

특수한 사정으로 인하여 개의된 이후에 기록을 개시하였을 때에는 ------선을 긋고 줄을 바꾸어"(사회자에게 확인한 회의내용)"이라 표기한 다음 개의 시간과 회의경과 및 의사결정 사항을 당시의 사회자에게 확인하여 기재하고 기록개시 시간을 표기한다.

제34조(유인물에 의한 보고 등의 게재)

유인물 등에 의한 보고나 설 명이 있을 때에는 발언한 내용대로 기재한다. 다만, 유인물 게재 요청이 있거나 유인물로서 게재하는 것이 적절하다고 판단되는 경우에는 유인물로 게재할 수 있다.

제35조(출석상황·보고사항 등의 게재)
  1. ① 해당 차수 담당 편집자는 위원회로부터 수령한 출석자 명단을 해당 차수 회의록의 끝에 기재한다.
  2. ② 산회시간을 표기한 다음에 --------- 선을 긋고 줄을 바꾸어 출 석ㆍ출장 위원의 성명, 위원 아닌 출석 의원, 청가 의원, 출석 전문위원 및 의정담당, 관계기관 참석자 및 출석 공무원, 출석 증인ㆍ감정인ㆍ참고인ㆍ진술인, 기록 등의 순으로 게재한다.
  3. ③ 위원회에서의 일상적인 보고사항은 발언한 대로 회의록의 본문에 게재한다.
제36조(폐회 중 회별 표기)

폐회 중 개의한 위원회는 폐회 전의 회별 로 표기하며, 해당 차수 담당 편집자는 별지 제5호 서식으로 작성한다.

제37조(연석회의 회의록)

회의규칙 제62조의 규정에 의한 회의록은 소관 위원회의 회의록으로 작성하며 해당 차수 담당 편집자는 별지 제6호 서식으로 작성한다.

제38조(소위원회 회의록)

소위원회의 회의록을 작성하는 경우에는 파 일로서 보관한다.

제39조(위원회 회의록의 난외표기)

위원회 회의록에는 난외 상단에 회수ㆍ위원회명ㆍ차수를 매 면에 표기한다.

제40조(준용규정)

위원회 회의록의 작성에 관하여 이 장에서 정한 것을 제외하고는 제3장의 규정을 준용한다.

< 제5장 행정사무감사 회의록 및 행정사무조사 회의록의 작성 >

제41조(표지의 작성)

행정사무감사(이하"감사"라 한다) 회의록은 별 지 제7호 서식, 행정사무조사(이하"조사"라 한다) 회의록은 별지 제8호 서식으로 각각 해당 차수 담당 편집자가 작성한다.

제42조(감사회의록의 작성)

감사(조사를 포함한다. 이하 같다.) 회의록 은 감사반에 따라 피감사기관별, 일자별로 작성한다. 다만 여러 기관을 동시에 감사한 경우와 당일의 감사가 자정을 경과하여 종료한 때에는 한 호의 회의록으로 작성한다.

제43조(사회자의 표기)
  1. ① 위원 전원 감사 시 사회자가 위원장인 때 에는"위원장 ○○○", 위원장이 아닌 때에는"위원장대리 ○○○"(으)로 표기한다.
  2. ② 분반 감사 시 사회자가 반장(위원장을 포함한다)인 때에는"반장 ○○○", 반장이 아닌 때에는"반장대리 ○○○"(으)로 표기한다.
제44조(선서자의 표기)

피감사기관장, 증인, 감정인, 참고인 등이 선서 문을 낭독할 경우 낭독자의 직함ㆍ성명을 발언자의 표기와 같이 선서 앞에 기재하고 선서에 참여한 모든 선서자의 직함ㆍ성명을 선서가 끝난 다음에 기재한다.

제45조(출석상황 등의 게재)
  1. ① 해당 차수 담당 편집자는 위원회로부 터 수령한 참석자 명단을 해당 차수 회의록의 끝에 기재한다.
  2. ② 감사종료 시간을 표기한 다음에는 --------- 선을 긋고 줄을 바꾸어 출석ㆍ출장 감사위원의 성명, 출석 전문위원 및 의정담당, 피감사기관 참석자, 기타 참석자ㆍ출석증인ㆍ참고인, 기록 순으로 게재한다.
제46조(준용규정)

감사회의록의 작성에 관하여 이 장에서 정한 것을 제외하고는 제3장 및 제4장의 규정을 준용한다.

< 제6장 편집ㆍ작성ㆍ공개ㆍ보존 등 >

제47조(부록 표지의 작성)

부록은 별지 제9호 서식을 작성하여 보고서자료 전면에 첨부한다.

제48조(편집체제)
  1. ① 회의록은 4ㆍ6배판 횡조 전단으로 작성함을 원칙으로 한다.
  2. ② 사회자ㆍ발언자ㆍ의사일정의 항 번호와 부의 안건명(제출자는 제외한다)ㆍ산회시간 표기 다음에 게재하는 제목 등은 굴림(진)으로 표기한다.
제49조(편집ㆍ교정)
  1. ① 해당 차수 담당 편집자는 별지 제1호 서식의 편집ㆍ교정 업무과정표에 업무의 진행상황을 기재한다.
  2. ② 편집담당 직원은 해당 차수 담당 편집자로부터 이송된 원고파일을 취합하여 보관한다.
제50조(보존회의록의 서명 날인)

보존회의록에는 회의록 끝에 회의규칙 제51조에 의한 서명 날인을 받는다.

제51조(비공개회의록의 보관)

비공개회의록은 파일로서 별도로 보관한다.

제52조(회의록의 공개)

공개회의록은 최종편집 완료 직후 신속히 도 의회 인터넷 홈페이지를 통하여 공개한다.

제53조(원고 등의 보존기한)

회의록 원고와 파일은 전자회의록 게재 후 폐기하고 녹음파일은 3년간 보존한다.

제54조(참고자료 등의 보존)

제24조제3항에 의해 파일을 보관하고 회의록에 게재하지 아니하는 각종 참고자료는 3년간 보존한다.

제55조(컴퓨터의 활용)
  1. ① 회의록은 컴퓨터를 활용하여 작성하고 작성된 회의록은 저장매체로 제작하여 보관할 수 있다.
  2. ② 규정 제13조의 규정에 의하여 회의록 원고의 열람ㆍ출력을 신청한 경우 그 원고 내용이 수록된 저장매체로 열람ㆍ출력하게 할 수 있다.
제56조(관례의 적용)

이 내규에 정한 외의 사항은 회의록 작성 등에 관한 관례에 따른다.