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회의록의 작성 및 보존 등에 관한 규정

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제1조(목적)

이 규정은「지방자치법」및「강원도의회 회의규칙」(이하"회 의규칙"이라한다)에 의한 강원도의회 회의록(이하"회의록"이라 한다)의 작성ㆍ공개ㆍ보존ㆍ열람ㆍ출력 등에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(용어의 정의)

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

  • 1. “보존회의록”이라 함은 「지방자치법」(이하"법"이라 한다) 제72조제2항의 규정에 따라 서명 날인하여 영구보존하는 회의록으로 공개회의록에 게재하지 아니하기로 한 부분도 포함하는 회의록을 말한다.
  • 2. “공개회의록”이라 함은 본회의(위원회 회의록의 경우에는 위원 회, 이하 같다)에서 비밀을 요한다고 의결한 부분과 의장(위원회 회의록의 경우에는 위원장, 이하 같다)이 비밀을 요하거나 사회의 안녕질서 유지를 위해 필요하다고 인정하여 발언자 또는 의회운영위원회와 협의한 부분과 취소ㆍ삭제한 부분 외의 회의에 관한 사항을 기재하여 의원과 일반에게 공개하는 회의록을 말한다.
  • 3. “비공개회의록”이라 함은 본회의(위원회 회의록의 경우에는 위원회, 이하 같다)의 의결이 있거나 의장이 비밀을 요하거나 사회의 안녕질서 유지를 위해 필요하다고 인정하여 공개하지 아니한 회의에 관한 사항을 기재한 회의록을 말한다.
  • 4. “전자회의록 ”이라 함은 회의내용을 전자화하여 인터넷을 통해 일반에게 공표하는 회의록을 말한다.
  • 5. “전재”라 함은 공개회의록 전부 또는 일부를 다른 간행물에 게재하는 것을 말한다.
  • 6. “참고문서”라 함은 의원이 그 발언의 참고를 위하여 회의록에 게재하는 간단한 문서를 말한다.

제3조(본회의 회의록)

  1. ① 본회의 회의록은 회의규칙 제50조제1항의 사항을 기재한다.
  2. ② 본회의 회의록 기재사항 중 회의록에 게재하기 어려운 각종 보고서ㆍ참고자료 등은 부록으로 작성한다.
  3. ③ 회의록은 한 차의 회의를 한 호의 회의록으로 작성하는 것을 원칙으로 한다.

제4조(위원회 회의록)

  1. ① 위원회 회의록은 회의규칙 제66조제1항의 규정을 기재한다.
  2. ② 위원회 회의록을 작성할 때에는 제3조제2항 및 제3항의 규정을 준용한다.

제5조(행정사무감사·조사 회의록)

행정사무감사ㆍ조사 회의록은 행정 사무감사ㆍ조사 내용을 기재하는 회의록을 말하며 작성 방법은 회의규칙 제66조 위원회 회의록의 작성 규정을 준용한다.

제6조(보존회의록의 작성ㆍ보존 및 열람 )

  1. ① 보존회의록은 회의규칙 제53조제1항 단서의 규정에 의하여 공개회의록에 게재하지 아니하기로 한 부분을 포함한 모든 발언내용을 게재하여 원본을 전자파일로 영구보존함을 원칙으로 하고 필요한 경우에는 이를 책자 또는 저장매체에 수록하여 보관할 수 있다.
  2. ② 의원이 보존회의록의 열람ㆍ출력을 하고자 할 때에는 별지 제1호 서식에 의한 신청서를 의장 또는 위원장에게 제출하여야 한다.
  3. ③ 의원이 회의규칙 제53조제1항의 단서의 규정에 의하여 공개회 의록에 게재하지 아니한 부분이 게재된 보존회의록의 열람ㆍ출력 등의 신청이 있을 때에는 정당한 사유가 없는 한 의장 또는 위원장은 이를 거절하여서는 아니 된다. 다만 허가받은 의원은 이를 타인에게 열람하게 하거나 의회 밖으로 유출하여서는 아니 된다.
  4. ④ 비공개회의록도 영구보존하여야 한다.

제7조(비공개회의록의 보존·열람)

  1. ① 비공개회의록은 전자파일로서 보관한다. 다만 보존 관리에 필요한 경우 의장의 허가를 받아 이를 인쇄하여 보관할 수 있다.
  2. ② 의원이 비공개회의록을 열람하고자 할 때에는 별지 제2호 서식 에 의한 신청서를 의장 또는 위원장에게 제출하여야 한다.
  3. ③ 의장 또는 위원장은 제2항의 요구가 있을 때에는 이를 허가할 수 있다. 다만 회의규칙 제53조의 규정에 의하여 공표하여서는 아니 되며, 의회 밖으로 유출하여서는 아니 된다.
  4. ④ 인쇄하지 않고 전자파일로 보관하는 비공개회의록도 영구보존하 여야 하므로 반드시 서명 날인하여 보존하여야 한다.

제8조(발언 등의 기재)

  1. ① 의장(위원회의 경우에는 위원장) 등의 허가 를 받지 아니한 발언이나 발언자를 확인할 수 없는 발언도 의제와 관련이 있는 경우에는 이를 기재한다.
  2. ② 발언시간 초과로 마이크가 중단된 후 계속하여 발언한 부분도 기재한다.
  3. ③ 의장(위원회의 경우에는 위원장) 등이 기록중지를 명한 경우 기록을 중지한 동안의 발언은 기재하지 아니한다.
  4. ④ 법조문ㆍ숫자 등 명백한 사실을 착오로 잘못 발언한 부분은 정정하여 기재할 수 있다. 다만 발언자 또는 다른 발언자의 정정발언이 있는 경우에는 발언 그대로 기재한다.

제9조(발언을 마치지 못한 부분의 게재)

  1. ① 의원이 시간제한 등으로 발언을 마치지 못한 부분에 대하여 게재를 원하는 경우 별지 제3호 서식에 의한 요구서를 의장 또는 위원장에게 제출하여야 한다.
  2. ② 의장 또는 위원장은 제1항의 요구가 있을 때에는 이를 허가할 수 있다.

제10조(참고문서·기타)

  1. ① 의원으로부터 회의규칙 제50조 및 제66조 의 규정에 의한 참고문서 또는 기타 사항의 게재요구가 있어 의장 또는 위원장이 이를 허가하였을 때에는 회의록에 게재하여야 한다. 다만, 그 내용은 회의 또는 발언에 관계되는 간단한 사항이어야 한다.
  2. ② 참고문서 및 기타 사항의 게재는 제9조의 규정을 준용한다.

제11조(발언 내용의 불게재)

회의규칙 제53조제1항의 규정에 따라 게재하지 아니하기로 한 부분은 보존회의록을 제외한 공개회의록 에 게재하지 아니한다. 이 경우 발언자가 본인의 발언내용을 게재 하지 아니하고자 할 때는 별지 제4호 서식에 의한 신청서를 의장 또는 위원장에게 제출하여야 한다.

제12조(자구의 정정)

  1. ① 발언한 의원ㆍ도지사 및 관계공무원 기타 발 언자가 회의규칙 제52조의 규정에 의한 자구의 정정을 하고자 할 때에는 별지 제5호 서식에 의한 요구서를 의장 또는 위원장에게 제출하여야 한다.
  2. ② 회의록의 자구의 정정요구는 발언의 취지를 변경할 수 없으며 다음 각 호의 경우에 한하여 정정 요구할 수 있다.
    • 1. 법조문 및 숫자 등을 명백히 잘못 발언한 경우
    • 2. 간단한 선후문구를 변경하는 경우
    • 3. 조사를 정정하는 경우
    • 4. 속기의 착오로 오탈자가 있는 경우
    • 5. 특정어휘를 유사 언어로 변경하는 경우
  3. ③ 회의록이 공개된 후에 자구정정요구가 있을 때에는 보존회의록 은 정정하여 보존하며, 인터넷상의 전자회의록도 자구를 정정하여 재등록한다.

제13조(회의록 원고의 열람ㆍ출력 )

  1. ① 의원 또는 발언자가 공개 전의 회의록 원고를 열람 또는 출력하고자 할 때에는 별지 제6호 서식 에 의한 신청서를 의장 또는 위원장에게 제출하여야 한다. 이 경우 출력한 회의록 원고를 전재하고자 할 때에는 제14조의 규정을 준용한다.
  2. ② 의원이 회의규칙 제53조제1항의 단서의 규정에 의한 내용이 기재된 회의록 원고를 열람하고자 할 때에는 제6조제3항 및 제7 조제3항의 규정을 각각 준용한다.

제14조(회의록의 전재)

  1. ① 회의록을 전재하고자 하는 자는 그 목적ㆍ 내용ㆍ부수ㆍ간행물의 명칭 등을 기재한 회의록 전재보고서(별지 제7호 서식)를 제출해야 한다.
  2. ② 회의록의 전재 허가는 공개회의록에 한한다.

제15조(녹음)

  1. ① 회의록 작성을 위한 속기업무를 위하여 필요한 때에는 녹음을 할 수 있다.
  2. ② 본회의 녹음을 복사하고자 하는 자는 의장의 허가를 받아야 한 다. 다만 녹음복사는 공개회의록 내용에 한하며 발언의원 외의 자 가 녹음복사를 하고자 할 때에는 발언의원의 동의를 받아야 한다.
  3. ③ 발언의원 외의 자가 제2항에 의한 녹음복사를 하고자 할 때에 는 별지 제8호 서식에 의거 그 목적ㆍ내용 등을 기재한 신청서에 의하여 의장 또는 위원장의 허가를 받아야 하며 허가받은 목적 외 에는 사용할 수 없다.

제16조(회의록 공표와 배부)

  1. ⓛ 전자회의록은 특별한 사유가 없는 한 회의록을 작성하여 최종편집을 완료한 직후 도의회 홈페이지를 통하여 일반에게 공표한다.
  2. ② 회의록의 공표 후 그 사실을 의원 및 각 유관기관, 도서관 등에 통지함으로써 배부에 갈음한다. 다만, 의장이 필요하다고 판단할 때에는 인쇄 또는 저장매체에 수록하여 배부할 수 있다.

제17조(폐지된 위원회 등의 회의록)

조례 등의 개폐로 폐지된 위원회 와 존속기간이 만료된 특별위원회 및 당대 의회 이전의 위원회 회 의록에 대한 열람ㆍ전재ㆍ출력 허가 등은 의장이 이를 행한다.

제18조(위임규정)

회의록의 작성ㆍ공개ㆍ보존ㆍ열람ㆍ출력에 관한 세 부사항은 의회사무처 내규로 정한다.